Digitale gegevens veilig bewaren

Digitale gegevens blijven niet eeuwig bereikbaar. Ook je harde schijf kan het plotseling begeven, zodat je van het ene moment op het andere niet meer aan de gegevens kunt komen. Steeds meer persoonlijke en zakelijke gegevens worden immers niet meer op papier, maar vooral digitaal opgeslagen. Niet alleen op harde schijven, usb-sticks, cd’s dvd’s, maar ook in de “cloud”, de meest moderne manier van opslag. Staan jou documenten, foto’s en dergelijke enkel en alleen op de laptop of de desktop?. Dat is niet echt slim, want als het opslagmedium defect raakt, ben je écht alles kwijt. Soms zijn de gegevens door een computerdeskundige dan nog terug te halen, maar niet altijd. Bovendien hangt daar meestal een heel hoog prijskaartje aan. Het is daarom belangrijk, alles dat je maakt dubbel op te slaan. Maar wat is nu de veiligste manier?

Voordelen van digitale opslag

De digitale opslag heeft veel voordelen. Je bespaart veel ruimte, want waar je vroeger een aantal volle ordners vol papieren documenten in de kast had staan, heb je nu slechts wat ruimte op bijvoorbeeld een harde schijf en een usb-stick nodig. Daarnaast kan je die digitale gegevens steeds opnieuw uitprinten als het nodig is. De documenten worden niet beduimeld en oud, maar blijven perfect intact bewaard.
Ook zijn digitale documenten sneller te vinden dan in een papieren archief, als ze tenminste ook op je computer in digitale mappen zijn opgeborgen. Je kunt een document snel kopiëren en doorsturen naar de belastingen, de gemeente en naar iedere instantie die ze nodig heeft en erom vraagt. Het zijn allemaal voordelen van de digitale opslag.

Nadelen van digitale gegevens opslag

Digitale gegevens zijn niet altijd compleet te beveiligen. De harde schijf op je computer kan kapot gaan. Een usb-stick ook, maar die kan bovendien wel eens zoekraken. Het is een klein ding dat al snel over het hoofd gezien word. Zeker als je vaak gegevens mee wilt nemen naar andere plaatsen is het verstandig om een usb-stick te nemen die je zelf beveiligt en versleutelt, zodat een eventuele vinder niets met de informatie die daarop staat kan beginnen. Cd’s en dvd’s kunnen stuk raken door vallen, breken, enzovoort en ook de externe harde schijf kan wel eens defect raken.

Sla digitale gegevens altijd dubbel op, ook bij de thuiscomputer

Als je op de computer documenten maakt, sla ze dan altijd dubbel op. Belangrijke brieven naar instanties, je cv, foto’s van vakanties en van het gezin, belangrijke tekstdocumenten, belastingdocumenten, etc. zijn te belangrijk en kostbaar om ze alleen op één harde schijf te bewaren. Maak daarom heel geregeld een reservekopie van al je gegevens op een z.g. ‘extern’ medium; of dat nou een externe harde schijf (liefst SSD) is, of in ‘the cloud’.

Opslag van digitale gegevens via de cloud

De cloud is de jongste manier van opslag. Vooral bedrijven zweren vaak bij deze opslag. Geen wonder. Bedrijven hebben vaak enorme digitale archieven en het is prettig als zij daarvoor een grote externe plaats hebben, waar zij die gegevens kunnen bewaren. Het woord “cloud” betekent in het Nederlands overigens gewoon “wolk”. Bij opslag in een “cloud” worden de gegevens online opgeslagen en staan dan ergens op de een of andere server, die daarvoor ruimte aanbiedt. Elke “wolk” is via een wachtwoord te bereiken.
Deze manier van opslag is nog jong en er is nog weinig bekend over de gevaren ervan en de eventuele mankementen in de beveiliging van de digitale gegevens. Het kraken van wachtwoorden, het stelen van belangrijke gegevens, waarvan je dacht dat ze veilig stonden, het kwijtraken van gegevens, het is allemaal nog niet breeduit onderzocht, vooral omdat er nog niet genoeg gegevens over bekend zijn. Internetcriminelen zijn uitgekookt en verzinnen steeds weer wat nieuws. Het belangrijkste voordeel van gegevensopslag in de cloud is dat ze bij brand, inbraak en andere beschadigingen van uw woning en/of bedrijf niet beschadigd kunnen worden.

Met een nieuwe computer, laptop of tablet kan je daar dan weer inloggen en je gegevens bekijken en bewerken. Mocht je hele thuis-opslag kwijt zijn, dan kan je vanuit die cloud ook weer nieuwe kopieën van je daar opgeslagen documenten maken. Het is mogelijk om betaald ruimte te huren in de cloud, maar ook om gratis uw documenten daar op te slaan.

Voorbeelden van opslag in de cloud

Er zijn diverse plaatsen waar opslag in de cloud mogelijk is, bijvoorbeeld One Drive van Microsoft, iCloud van Apple of Google drive van Google. Raakt de harde schijf van je computer defect, dan heb je op die manier altijd nog een andere plek waar je al je documenten terug kunt vinden. Zelf geef ik de voorkeur aan ‘platform-onafhankelijke’ opslag zoals Dropbox.
In alle gevallen is de kosteloze opslag beperkt. Zeker als je de opslag gebruikt voor veiligheidskopie van alle gegevens. Ik gebruik zelf Stack van TransIp, een Nederlands bedrijf (geen opslag in een land dat onder de VS wetgeving valt!). Ook handig: de optie WebDAV is beschikbaar, waarmee je de cloudopslag als map kan opnemen in de verkenner (Windows) of finder (Apple). Ook is het mogelijk een z.g. mirror (spiegel) map bij te laten houden van meerdere opslagmappen op je harde schijf.
Let op: ‘mirroring’ is iets anders dan het maken van een backup, ofwel reservekopie!

Tenslotte drie belangrijke ‘tips’:

  1. Zorg er geregeld voor dat je een reservekopie maakt van al je gegevens. Je kunt voorkomen dat je het vergeet door hiervoor een (gratis) backup-programma te gebruiken.
  2. Sla privacygevoelige gegevens altijd op in een bestand (of map), beveiligd met een wachtwoord. Een prima programma’tje dat je hiervoor kunt gebruiken is Veracrypt.
  3. Zorg ervoor, dat er een ‘vertrouwenspersoon’ is die op de hoogte is van de plek waar gegevens terug te vinden zijn. Zoon/dochter, partner of een ander familielid of kennis.